El albarán es un documento o albarán que acompaña al envío de los productos e incluye una descripción, el tipo de unidad y la cantidad de los productos incluidos en la entrega.
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Un albarán es un documento comercial o albarán que acredita la recepción del pedido o la prestación del servicio entre dos partes. El albarán describe lo que contiene el transporte, incluidos los detalles del tipo y la cantidad de mercancías entregadas.
Este documento es elaborado por el emisor o proveedor, quien es quien envía la mercancía. Generalmente, una vez recibido, el destinatario debe firmar el albarán de entrega y conservar una copia.
También describe si alguno de los productos no está incluido en el pedido inicial, por lo que proporciona una descripción general de lo que pidió el cliente y lo que se envió en primer lugar.
En algunos casos, el comprador firma una copia del albarán de entrega y se la envía al vendedor como recibo o prueba de envío.
La importancia legal del albarán de entrega
Desde el punto de vista legal, un albarán tiene un valor diferente al de una factura, en el sentido de que no solo no se sustituye a efectos fiscales, sino que también sirve como documento legal en caso de reclamaciones.
Además, un albarán de entrega firmado le permite al proveedor saber que se ha recibido el pedido y, por lo tanto, realiza un seguimiento del problema de inventario.
Para el cliente o el destinatario de la mercancía, el albarán de entrega también es un comprobante de compra y recepción, por lo que, antes de firmarlo, se recomienda examinar la mercancía recibida.
En caso de desperfecto o si no contiene todo lo que indica el albarán de entrega, se recomienda no firmarlo o, si se hace, indicar una serie de observaciones sobre el desperfecto.
¿Tiene un albarán de entrega un significado fiscal?
En España, el albarán de entrega no tiene efectos fiscales, por lo que no puede sustituir una factura, incluso cuando se valora el albarán de entrega (que incluye el precio).
Esto implica, entre otras cosas, que el albarán no puede utilizarse como documento acreditativo del pago de una transacción comercial, por lo que la Agencia Tributaria no lo aceptará como válido fiscalmente.
En algunos países de América Latina, donde se cambia el nombre del albarán de entrega, puede tener valor fiscal.
Albarán o albarán: palabras diferentes para el mismo concepto
Albarán es una palabra de origen español-árabe que se usa solo en España. En el resto de países de habla hispana se prefiere utilizar otras palabras: remesa (Argentina, Uruguay), remesa o albarán (Bolivia, Paraguay), guía de envío (Chile, Venezuela), ticket de remesas (Colombia, México) , recibo de envío o entrega (Guatemala), envío (República Dominicana, Cuba), guía de envío (Perú, Ecuador), etc.
En algunos países, el albarán de entrega también tiene efectos fiscales.
Albarán de entrega evaluado y albarán de entrega sin clasificar
Hablamos de un albarán evaluado cuando el albarán indica el precio de los productos y de un albarán sin evaluar cuando no hay referencia a importes.
El albarán evaluado generalmente indica no solo el precio de los productos, sino también el tipo de IVA que aplica y los posibles descuentos. Por lo general, no va acompañado de la factura.
El albarán de entrega sin tasar se entrega sin ninguna referencia al precio (sin impuestos ni descuentos) y suele ir acompañado de una factura.
El uso de uno u otro documento depende de la política de facturación entre el proveedor y el cliente. El albarán evaluado se utiliza cuando el período de facturación no coincide con la entrega de la factura, por ejemplo, cuando la facturación se realiza después de la entrega.
Información requerida en un albarán de entrega
Aunque los albaranes son opcionales, deben contener un conjunto de datos como requisitos para garantizar una comunicación clara entre el vendedor y el cliente que recibe la entrega. En otras palabras, cuanto más explícito sea, mejor.
En España, un albarán de entrega debe incluir la siguiente información:
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Fecha de emisión.
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Nombre o razón social del emisor y beneficiario, NIF y domicilio.
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Número de nota de entrega.
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Descripción del producto (incluye cantidad).
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Precio (solo si se evalúa el albarán)
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Lugar y fecha de entrega.
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Firma del destinatario.
También es recomendable que incluyas tu logo en el albarán de entrega para que el cliente pueda asociarlo directamente con tu empresa. Además, puede contener la información bancaria del emisor para garantizar que el pago se realice si se realiza después de la entrega.
A veces, los albaranes también incluyen una línea con el valor de la venta. Este tipo de documento se denomina albarán evaluado. En este caso, también se pueden incluir las condiciones de pago.