Una factura proforma es un «comprobante de factura» que se envía a un comprador con los detalles que luego se incluirán en la factura para informar al cliente sobre ellos.
¿Quieres hacer facturas proforma? Explicamos cómo hacer una factura proforma en este artículo.
Una factura proforma no es una factura ordinaria, sino un documento que declara el compromiso del vendedor de proporcionar los bienes o servicios especificados al comprador a un precio especificado.
Las facturas proforma no se registran como cuentas por cobrar por el vendedor ni se registran como cuentas por pagar por el comprador. Es decir, las facturas proforma no forman parte de la contabilidad y no se declaran a efectos fiscales, no siendo válidas para Hacienda.
¿Cuándo se utiliza una factura proforma?
Puede enviar una proforma a su cliente siempre que desee informar los detalles de la transacción.
La factura proforma se utiliza a menudo para declarar el valor de las mercancías en la aduana.
Por tanto, son los más utilizados en el comercio internacional. Especialmente en los siguientes casos:
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Justificar una operación que aún no se ha completado. Es decir, el cliente aún no ha recibido la mercancía y el proveedor no la ha cobrado.
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Detallar las condiciones de venta.
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Como oferta comercial, especialmente cuando vendedor y comprador mantienen una relación comercial estable.
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Como prueba de un envío de muestras al potencial comprador.
La diferencia entre hacer una factura proforma y hacer un presupuesto
Una de las principales diferencias entre una factura proforma y una oferta es la intención. Cuando se emite un presupuesto, es para hacer una propuesta de precio de un producto o servicio que pueda interesar al cliente. Sin embargo, la factura proforma requiere conversaciones previas y un acuerdo comercial. En este caso, la relación entre el cliente y el vendedor está más desarrollada.
La formalidad inherente a la factura proforma implica una mayor posibilidad de completar la transacción, a diferencia del presupuesto, donde las posibilidades de que la acción no llegue a la venta son mayores.
Además, otra gran diferencia es la incertidumbre de precios en algunos proyectos. En sectores como la construcción, la fontanería o la reparación de electrodomésticos, el presupuesto ofrece una idea aproximada del precio final. Aunque lo más probable es que el precio de la factura proforma no cambie en ningún momento.
Envío de facturas proforma
Como leíste anteriormente, es muy común realizar facturas proforma en el comercio internacional, lo que en la mayoría de los casos significa que la relación comercial se encuentra a pocos kilómetros de distancia. Por eso es común enviar la factura proforma y no entregarla.
La mayoría de los programas de facturación tienen la opción de crear la proforma y enviarla por correo o incluso generar un PDF que puedes descargar y enviar por cualquier medio que desees.
Si su cliente acepta la factura proforma, puede convertirla en factura y emitirla al cliente para su posterior pago.