Una orden de compra (también conocida como orden de compra o nota de orden de compra) es un documento emitido por el comprador para solicitar bienes al vendedor.
Es muy común enviar pedidos a proveedores. A partir de una orden de compra de un cliente se puede hacer más rápido la factura correspondiente.
Una orden de compra detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio y las condiciones de pago y el método de entrega. El vendedor debe conservar el documento original y el comprador el duplicado.
Es útil que el comprador conozca el tipo y monto del gasto, y que el vendedor pueda realizar el pedido y hacer facturas si el pedido es aceptado. Cuando el proveedor acepta tal orden de compra, inmediatamente hay un contrato entre las dos partes.
El contenido de la orden de compra.
Las diferentes partes de la orden de compra se detallan a continuación:
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Datos de contacto y dirección del comprador (emisor de la orden de compra)
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Datos de contacto y dirección del proveedor
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Fecha y lugar de emisión del pedido.
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Nombre, cantidad, precio y descripción de los productos a comprar
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Condiciones de pago (método de pago) y entrega del pedido (cuándo y cómo se recibirá el producto)
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Costo total del pedido y costos de envío
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Firma autorizada
La importancia de la orden de compra
Entre las ventajas de utilizar órdenes de compra, las más importantes son;
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Certeza; Ambas partes están protegidas si el proveedor no cumple con su parte enviando los productos solicitados, o si el comprador no paga la cantidad establecida.
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Mejoramiento; agiliza la gestión de inventarios y el control financiero.
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Entrega más rápida y eficiente; El pedido de compra especifica la fecha de envío en la que el comprador recibirá el pedido, adaptándose así a sus necesidades.