Un programa de facturación es un software informático para gestionar y controlar el envío y recepción de facturas de bienes y servicios entre autónomos y empresas.
SumUp Invoices es un programa de facturación ideal para autónomos y pymes. Puedes crear y enviar facturas a tus clientes de forma sencilla e intuitiva.
Un programa de facturación es, en principio, un software para administrar facturas de compra y venta, así como otros documentos de respaldo para una transacción comercial.
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Características básicas de un programa de facturación
Toda la actividad económica de un autónomo o de una empresa debe estar documentada, tanto por motivos fiscales como contables.
El documento legal y de respaldo para cualquier intercambio de bienes y servicios es la factura.
El software de facturación incorpora plantillas de facturas con todo el contenido esencial dictado por las regulaciones de facturación:
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Número de factura.
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Fecha de emisión (y fecha de las transacciones cuando no coincida con la fecha de emisión).
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Datos del emisor: nombre o razón social, NIF o CIF y dirección.
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Datos del destinatario (cliente): nombre o razón social, NIF o CIF y dirección.
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Descripción de transacciones: bienes o servicios que se ofrecen al precio unitario adecuado antes de impuestos y el número de unidades para que se pueda calcular correctamente la base imponible.
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Tipo impositivo (IVA y, en el caso de autónomos, IRPF)
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Tasa de impuesto.
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Cantidad final.
Un programa de facturación puede incluir otros elementos en la factura para enfatizar la profesionalidad del autónomo o de la empresa:
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Diseño de facturas.
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Empresa.
El diseño hace de la factura una herramienta no solo bella desde el punto de vista estético, sino también más flexible, lo que permite modificar una parte de la estructura de la plantilla, sin alterar su contenido obligatorio.
Las características de un programa de facturación
Además de emitir facturas, el software de facturación le permite administrar otros elementos importantes para facturar a un autónomo:
El objetivo con todas estas funciones es poder centralizar, controlar y procesar toda la información relacionada con el negocio, ya que no existe factura posible que no esté vinculada a un cliente o un proveedor, por poner un ejemplo básico.
De esta forma, el software de facturación proporciona una visión general de la actividad económica: ventas, compras, clientes, proveedores, impuestos, etc.
Es muy importante considerar estos y otros criterios al elegir el mejor programa de facturación para su negocio.
Programa de facturación y contabilidad
La contabilidad es un aspecto inherente de la facturación. Por lo tanto, muchos programas de facturación tienen módulos de contabilidad o software de contabilidad.
La categorización contable de los gastos es una de ellas. Esto, junto con el registro de ingresos, permite la elaboración automática de informes contables como el balance o la cuenta de pérdidas y ganancias.
Estos informes ayudan a controlar mejor los activos de la empresa (balance) y las ganancias y gastos de la empresa al final del ciclo contable. Lo cual, para un profesional o emprendedor, se traduce en un mayor control del negocio, base fundamental para tomar una decisión razonable.
Programa de facturación en la nube
En los últimos años, y en aras de un mejor uso, se han ofrecido en la nube los programas de facturación más avanzados.
Los programas de computación en la nube o en la nube le permiten trabajar en Internet desde diferentes terminales o dispositivos.
Esto evita que el usuario tenga que lidiar con inconvenientes como la falta de espacio en el disco duro o actualizaciones engorrosas y sorpresas desagradables como la pérdida de información.
Programa de facturación móvil
Telefonía móvil, con apariencia de smartphone o smartphone, se ha convertido en un elemento importante para la gestión empresarial.
Los programas de facturación más avanzados ofrecen aplicaciones para teléfonos móviles y tabletas (iOS y Android), que le permiten facturar sobre la marcha y acceder a la información de facturación y otros datos registrados en el software de facturación en cualquier momento.
El desarrollo de estos dispositivos y su creciente uso para la gestión empresarial obligará a los programas de facturación a adaptarse a sus condiciones, lo que hará que estos programas sean herramientas cada vez más ágiles, rápidas y flexibles.