Un recordatorio es una notificación que se envía a un cliente informándole que tiene una factura impaga.
¿Tu cliente no paga la factura? Tenga en cuenta que con SumUp Invoices puede volver a enviar su factura. ¡Pruébalo gratis!
En algunos sectores es habitual enviar recordatorios a los clientes cuando no pagan sus facturas dentro del plazo acordado.
¿Cuándo enviar un recordatorio?
Cuando prestas un servicio o entregas un producto a un cliente, normalmente debes facturar el monto acordado.
En esa factura, se recomienda indicar las condiciones de pago y la fecha de vencimiento, que puede indicarse como un período de tiempo (por ejemplo, «dentro de los 14 días posteriores a la recepción de la factura») o fechando un plazo exacto.
Si el cliente no pagó dentro del tiempo especificado, se recomienda que le envíe un recordatorio. El recordatorio no debe enviarse en la fecha de vencimiento del pago, ya que muchos clientes se apresuran a pagar la factura hasta el último día, por lo que el monto puede aparecer al día siguiente o pasados unos días en la cuenta del cliente.
Sin embargo, no es aconsejable esperar demasiado si la deuda en cuestión se va a pagar lo antes posible.
Cómo formular el recordatorio
Recibir un recordatorio no es agradable. De hecho, muchos clientes se lo toman mal, incluso si la razón no siempre cae de su lado. Por eso, se recomienda que el primer recordatorio tenga un tono amigable, especialmente cuando se trata de un cliente que siempre paga a tiempo.
Una redacción amistosa sería:
Nos gustaría informarle que no hemos recibido el pago de esta factura. Le agradeceríamos que lo revisara y nos lo hiciera saber lo antes posible. Muchas gracias por ayudarnos.
Si no se reciben noticias (o pagos) del cliente después de un primer recordatorio, se puede enviar un segundo recordatorio en un tono más severo. Si esto tampoco funciona, se recomienda un tercer recordatorio, aumentando la gravedad.
En un cuarto recordatorio, puedes ser más severo, siempre con respeto:
Esta factura aún está pendiente de pago. Desafortunadamente, este no es el primer recordatorio y nos gustaría que esta deuda se saldara de la manera más amistosa. Por eso te pedimos, nuevamente, que realices el pago con el fin de evitar recurrir a formas menos agradables que no benefician a nadie.
No se recomiendan más de tres o cuatro recordatorios, por lo que si se excede este límite, es posible que deba explorar otras formas o procedimientos para no pagar sus facturas.
Por cierto: con el programa de facturación SumUp Invoices puedes cobrar tus facturas antes. Una vez recibida la factura, sus clientes también recibirán un enlace de pago para que puedan pagarla en el acto.
¿Se recomienda cobrar intereses por impago?
No es obligatorio cobrar intereses a un cliente cuando se atrasa en el pago de una factura. En países como Reino Unido es habitual hacerlo en determinados sectores. En España, no es común.