Todas las facturas deben estar numeradas y seguir una serie ordenada, continua y sin saltos. La serie se puede cambiar al final del año fiscal.
Con SumUp Invoices puede cambiar la numeración cuando crea una factura. SumUp Invoices asignará automáticamente el número correlativo a las siguientes facturas.
La normativa de facturación de la Agencia Tributaria indica que todas las facturas que se emiten deben estar numeradas.
El número de factura debe ser único, es decir, no puede repetirse en el mismo ejercicio fiscal (que en España coincide con el año natural, es decir, de enero a diciembre).
La Agencia Tributaria también indica que la numeración debe seguir un orden correlativo y sin saltos, es decir, por ejemplo, que no es posible pasar de la factura 3 a la 5.
Además, debe haber coherencia entre el número de factura y la fecha de emisión dentro de la misma serie. En otras palabras, la factura número 3 no puede tener una fecha de emisión anterior a la factura número 2.
¿Cuántas series de números es posible tener?
La Agencia Tributaria permite facturas en series separadas en los siguientes casos:
-
Cuando se desarrollan diversas actividades económicas. En este sentido, es posible y obligatorio que las facturas de cada actividad sigan una serie numérica propia.
-
Cuando el profesional o el empresario emite facturas de distintas dependencias. En este caso, es posible establecer una serie de números para cada unidad.
-
Cuando se emite una factura rectificativa. Esta debe seguir una serie diferente a la serie habitual de facturas.
No se permite emitir facturas con series diferentes en los siguientes casos:
Cuándo cambiar la serie de números
La Agencia Tributaria permite cambiar la serie numérica al cambio de ejercicio (que, como dije anteriormente, coincide con el año natural en países como España).
A este respecto, se puede volver a utilizar la misma numeración, ya que se trata de un ejercicio fiscal diferente. Sin embargo, en el mismo año fiscal, como advertimos anteriormente, no es posible repetir el mismo número de factura.
¿Qué serie de números poner en la factura?
La Agencia Tributaria no especifica cómo se numeran las facturas ni con qué número empezar. Solo requiere que se cumpla el criterio de correlación.
La forma más racional de establecer una serie de números es anteponer el año fiscal actual. Por ejemplo, 21-0001 para la primera factura emitida en 2021 y así sucesivamente (21-0002, 21-0003, etc.).
Hoy en día, los programas de facturación online tienen en cuenta estos criterios, por lo que los usuarios independientes o emprendedores no tienen que preocuparse de que las series sigan un orden correlativo. La aplicación en cuestión se ocupa de la asignación automática del siguiente número.