Es un gasto que le corresponde al cliente pero que el proveedor adelanta. Este gasto debe facturarse sin IVA.
En SumUp Invoices puedes obtener tu factura como autónomo o emprendedor. ¡Pruébalo gratis!
Por la naturaleza de su gestión, existen determinados servicios que un proveedor prepara y paga en nombre del cliente y luego los factura. Estos son los denominados gastos previstos y están regulados en la Ley del IVA (art. 78, Tercero, 3).
Requisitos para proporcionar un gasto
Para que un gasto se considere complementario, debe cumplir las siguientes condiciones:
-
El gasto debe estar a nombre y por cuenta del cliente. Esto debe acreditarse mediante factura que indique que el destinatario del servicio es el cliente.
-
El pago del anticipo por parte del proveedor debe ir acompañado de un mandato expreso, verbal o escrito, del cliente.
-
El valor real de los gastos proporcionados debe poder demostrarse por cualquier medio legal.
Cómo hacer la factura con consumibles
Para facturar los gastos previstos se debe tener en cuenta lo siguiente:
-
El suministro se factura sin aplicación de IVA ni deducciones.
-
Los costos proporcionados deben sumarse al total (IVA incluido).
-
El gasto proporcionado no puede cambiar la base imponible.
-
Una copia de la factura que indique que el gasto está a nombre del cliente debe acompañar a la factura con un suministro si hay una inspección fiscal.
Obligaciones formales de gasto previstas
Para el proveedor, el gasto proporcionado no representa ningún ingreso fiscal (IRPF o IRPF) ni tiene que declarar su IVA (porque el contribuyente es el cliente, no el proveedor).
De ahí la importancia – en términos de IVA – que la entrega se sume al importe final de la factura – después del IVA – y de forma que no se modifique la base imponible de la factura.
También es obligatorio llevar un registro de los gastos proporcionados.
Gastos proporcionados y gastos reembolsables
Un gasto adicional no debe confundirse con un gasto reembolsable. Aunque ambos tipos de gastos corren a cargo del cliente, la diferencia es que los gastos reembolsables están a nombre del proveedor y los gastos incurridos a nombre del cliente.
De esta diferencia hay consecuencias en su facturación: mientras que el gasto reembolsable se factura como un elemento extra (incluye IVA y cambia la base imponible), el gasto proporcionado se factura al final sumando al importe total y sin cambiar la base imponible de la factura. .
Un ejemplo de entrega sería un gasto notarial por cuenta del cliente pero que es asumido en primera instancia por su agencia, que es la que realiza el trámite (luego facturará al cliente).
Un ejemplo de gasto reembolsable serían los gastos comerciales de un trabajador autónomo (como Internet o teléfono) que posteriormente correrán a cargo de su cliente, incluso si no son en su nombre.